4 éléments à automatiser dans ton business pour gagner du temps
Quand on démarre un business, on a rarement toute une équipe à notre disposition pour faire les dizaines de tâches qui doivent être faites. On porte souvent toutes les casquettes de photographe à graphiste à comptable à chef des ventes… Alors même qu’on a pas des journées plus longues que les autres. Voire même plus courtes si tu as encore un travail à côté de ton entreprise.
Heureusement, aujourd’hui on a accès à des outils qui n’existaient pas encore il y a quelques années et ces outils géniaux peuvent te faire gagner des heures!
Dans cet article, je vais partager avec toi quelques tâches qui peuvent être automatisés pour que tu puisses te concentrer sur l’essentiel: changer la vie de tes clients.
Avant de commencer…
Première mise en garde ou conseil que j’aimerais partager avec toi c’est: N’essaie pas de tout automatiser et de tout optimiser avant même d’avoir réellement des clients et un business qui tourne. Tu vas perdre du temps pour rien. Commence par avoir quelques clients et quand tu auras des tâches qui vraiment reviennent souvent, là tu pourras commencer à automatiser.
Parce que le 1er point-clé pour automatiser c’est: Identifier les tâches que tu fais souvent et automatiser celles-ci! Ca prend un peu de temps d’automatiser alors n’essayer pas de tout automatiser avant même d’avoir tes premiers clients. Tu risquerais de passer des heures à automatiser une tâche qui finalement n’est pas si récurrente.
2ème conseil avant de plonger dans ce que tu peux automatiser. Qui se rapproche du premier, C’est de d’abord faire les choses toi-même avant de déléguer ou d’automatiser. Comme ça tu pourras vraiment comprendre la tâche en question et trouver le meilleur outil ou la meilleure personne pour te débarrasser de cette tâche. C’est pas facile d’automatiser ou de déléguer efficacement ce que tu ne comprends pas bien.
Et au fur et à mesure que ton business évolue, là tu vas pouvoir automatiser efficacement.
Voyons maintenant ce que tu peux automatiser et avec quels outils…
La prise de rendez-vous
1ère chose que tu peux automatiser si tu fais beaucoup d’allers-retours par e-mail pour fixer des rendez-vous, c’est cette prise de rendez-vous justement.
Tu peux automatiser ça grâce à des outils comme Calendly ou TidyCal qui te permettent de proposer aux gens de fixer des rendez-vous directement. Ces outils sont vraiment bien faits car ils sont synchronisés avec ton agenda pour que les rendez-vous ne se chevauchent pas avec d’autres engagements. Tu peux aussi fixer les horaires et les jours où tu acceptes des rendez-vous. Des rappels peuvent aussi être programmés pour être envoyé automatiquement pour que les gens n’oublient pas leur rendez-vous avec toi!
J’ai longtemps utilisé Calendly qui est très bien fait. Mon seul bémol est que cet outil est sur abonnement si tu veux accéder à toutes les fonctionnalités. Depuis pas longtemps, j’ai découvert TidyCal que tu peux acheter en une fois. C’est un peu moins puissant mais au moins il n’y a pas d’abonnement à payer chaque mois.
Pour être 100% transparentes avec vous, on avait mis cette automatisation en place pour The Bold Lab pendant plusieurs mois et finalement on a dû rajouter une étape avec un formulaire de « candidature », parce qu’on a trop de demandes pour des accompagnements et des services et qu’on peut pas faire autant de rendez-vous.
L’envoi d’email ou de newsletter
2ème chose à automatiser c’est l’envoi d’email ou de newsletter.
L’email est encore aujourd’hui le meilleur moyen pour parler à ton audience et vendre tes produits ou services. Mais ça peut vite prendre du temps si tu dois les envoyer manuellement à chaque fois.
Heureusement c’est un post que tu peux facilement automatiser grâce à des outils comme Mailchimp, SendinBlue ou encore mon petit préféré: Mailerlite. avec ce genre d’outils tu peux créer des newsletters bien sûr mais aussi des automatisations pour des clients qui auraient acheter quelque chose ou quelqu’un qui s’inscrirait à ta liste par exemple. Une fois les mails et l’automatisation crées, tu n’as plus besoin de rien faire pour que ça tourne tout seul!
Publication sur les réseaux sociaux
3ème chose que tu peux automatiser en tout cas en partie c’est la publication de tes posts Instagram, Facebook et peut-être un jour TikTok mais c’est pas encore le cas.
Tous les posts Instagram de The Bold Lab sont programmés en avance pour la simple et bonne raison que si c’est pas le cas, j’oublie de les publier. Et il peut se passer des jours avant que je le réalise. Donc pour éviter ça, le contenu de plusieurs semaines est crée en une fois puis programmé. Pour The Bold Lab, on utilise un mix entre un outil qui s’appelle Later et Facebook Creator Studio. Canva vient aussi de lancer son outil de programmation. A tester pour ceux qui ont la version pro!
L’avantage du Facebook Creator Studio par rapport à Later c’est que tu vas pouvoir publier en même temps sur Facebook et sur Instagram, même si personnellement je trouve l’interface moins intuitive. Si tu as un podcast tu peux aussi programmer la sortie des épisodes en les publiant sur anchor par exemple.
La compta
4ème chose à automatiser: ta compta. C’est l’automatisation qu’on est en train de mettre en place en ce moment pour The Bold Lab.
Bien sûr on ne peux pas tout automatiser mais on peut s’organiser pour qu’un maximum du processus: offre, acceptation du devis et facturation soit faite automatiquement. Et pour ça, si tu m’écoutes depuis la Suisse, je te conseille un logiciel comme Bexio qui te permettra de te simplifier la vie en ce qui concerne la comptabilité.
Ensuite, pour ce que tu ne peux pas automatiser avec un logiciel ou un outil, mais qui restent des tâches récurrentes, tu peux engager un assistant virtuel qui pourra se charger de répondre à tes e-mails, retranscrire ton contenu pour l’adapter à d’autres plateformes, éventuellement s’occuper de la rédaction d’articles de blog ou autres. C’est une bonne manière aussi de te libérer du temps pour que tu puisses l’utiliser à aider tes clients.
Un dernier conseil avant de vous laisser, automatiser et déléguer prends aussi du temps avant que ça nous en gagnes, donc prévoyez un peu en avance en écrivant vos processus. Par exemple les étapes à faire pour accueillir un nouveau client, les réponses-types à certaines questions qui reviennent, les étapes pour créer un podcast etc.
